Je probeert een voorstel af te ronden. Drie bureaus verderop voert iemand een telefoongesprek. Naast je begint een online meeting en bij de koffieautomaat wordt het weekend besproken. Allemaal normale geluiden op kantoor. Tot ze elkaars werk in de weg gaan zitten.
Vooral verstaanbare gesprekken spelen een grote rol. Tegelijkertijd is een muisstil kantoor ook niet voor iedereen ideaal. Soms heb je rust nodig om je te concentreren. Soms werkt wat achtergrondgeluid juist prettig. En soms hoort reuring simpelweg bij samenwerken.
Ons insight paper laat zien wat geluid voor de werkomgeving betekent. En geeft praktische tips hoe je daar mee om kunt gaan.
prestaties
hoe geluid ons kan hinderen en helpen bij wat we doen
Een toetsenbord dat tikt, de ventilatie die draait of een printer die aanslaat. We horen de hele dag geluid. Toch verwerkt ons brein die geluiden niet allemaal op dezelfde manier. Vooral spraak blijkt lastig te negeren. In onderzoek naar akoestische verstoringen op kantoor worden telefoongesprekken het vaakst als storend genoemd: 54% ervaart daar hinder van. Gesprekken tussen collega's volgen met 42%. Kantoorapparatuur, toetsenborden en klimaat- en ventilatiesystemen scoren lager.
niet ieder geluid stoort evenveel
Dat verschil is belangrijk. Wanneer je een gesprek kunt verstaan, verwerkt je brein automatisch delen ervan. Ook wanneer het gesprek niets met jouw werk te maken heeft. Dat raakt onder andere je aandacht en kortetermijngeheugen. Een onverwacht geluid, zoals een telefoon die afgaat, kan je aandacht bovendien automatisch van je taak trekken. Daarna kost het tijd om die aandacht weer terug te brengen.
stiller is niet automatisch beter
De logische reactie op geluidsoverlast is vaak: het kantoor moet stiller. Onderzoek laat zien dat het genuanceerder ligt. In een experiment bleef het negatieve effect van verstaanbare spraak op het verbale kortetermijngeheugen bestaan toen het geluidsniveau werd verlaagd van 55 naar 35 dB(A). Pas toen de spraak moeilijker te verstaan werd, nam het effect af.
het Lombard effect
Daar komt het Lombard effect nog bij. In een rumoerige omgeving gaan mensen onbewust harder praten om verstaanbaar te blijven. Daardoor ontstaat meer geluid, waarna anderen ook weer harder gaan praten. Een zichzelf versterkende cirkel.
Soms kan extra achtergrondgeluid zelfs helpen. Sound masking gebruikt een constant, informatievrij achtergrondgeluid om gesprekken minder verstaanbaar te maken. Het totale geluidsniveau stijgt dan, terwijl mensen minder kunnen worden afgeleid door wat anderen zeggen.
Rust, Ruis, Reuring
Een goede akoestische werkomgeving draait dus niet simpelweg om zo weinig mogelijk geluid. Het gaat erom dat geluid past bij wat mensen op die plek doen. Daarom maken we onderscheid tussen Rust, Ruis en Reuring. Rust voor focus en langdurige aandacht. Ruis voor dagelijks werk waarbij wat achtergrondgeluid prima is. Reuring voor bellen, overleggen, brainstormen en ontmoeten.
Wat kun je doen?
- Creëer zones voor Rust, Ruis en Reuring.
- Scheid geconcentreerd werk van bellen en overleg.
- Beperk met schermen en meubilair hoe ver spraak zich verspreidt.
- Geef vertrouwelijke gesprekken een eigen plek.
verandering
nieuwe activiteiten en technologieën veranderen hoe de werkomgeving klinkt
De werkomgeving klinkt al anders dan een aantal jaar geleden. Telefoontjes en gesprekken zijn aangevuld met videovergaderingen, meldingen, headsets en in-ears. En daar kan met spraaktechnologie en AI nog een nieuwe laag bijkomen.
het kantoor krijgt er nieuwe geluiden bij
Nu typen we vragen aan AI meestal nog in. Maar wat gebeurt er als praten tegen digitale assistenten en AI agents normaler wordt? Of dat daadwerkelijk tot meer akoestische verstoring leidt, weten we nog niet. Het is wel iets waar een werkomgeving op voorbereid moet kunnen zijn.
online meetings stellen andere eisen aan ruimtes
Een vergaderruimte moet prettig zijn voor de mensen die er zitten én voor degene aan de andere kant van de lijn. Microfoons en AI-assistenten moeten verschillende sprekers kunnen onderscheiden voor een goede transcriptie of automatische notulen. Achtergrondgeluid en galm maken dat lastiger. Techniek kan een deel oplossen met ruisonderdrukking, echo-onderdrukking en gerichte microfoons, maar een slechte akoestische basis blijft een probleem.
audioproblemen bij videovergaderingen
- achtergrondgeluid
- galm
- slecht verstaanbare sprekers
Robert Nehring, OFFICE ROXX"Van medewerkers wordt verwacht dat ze speciale bel- en vergaderboxen gebruiken voor telefoontjes en Teams-meetings, om anderen niet te storen. Maar daar zijn er meestal te weinig van. Tegelijk zorgen marathons van videovergaderingen dat medewerkers te lang in zeer kleine ruimtes werken. Beide ontwikkelingen dragen eraan bij dat mensen minder bellen en vaker thuis willen werken."
werk vraagt meer van ons hoofd
Daar komt bij dat ons werk inhoudelijk verandert. Technologie en AI nemen routinematige taken over, waardoor het resterende werk meer analytische vaardigheden en kritisch denkvermogen kan vragen. In de Werkgevers Enquête Arbeid 2024 verwacht 44% van de werkgevers dat het werk complexer wordt en 33% dat de mentale belasting toeneemt. Juist dan wordt een omgeving waarin mensen zich kunnen concentreren belangrijker.
Wat kun je doen?
- Check regelmatig waar en hoe mensen werken.
- Zorg voor voldoende plekken om te bellen en online te vergaderen.
- Maak van een belbox geen werkplek voor de hele dag.
- Creëer ruimere plekken voor langere online meetings.
mensen
de juiste akoestische omgeving ondersteunt zowel productiviteit als welzijn
De universele oplossing bestaat niet. De ene medewerker heeft stilte nodig om een complexe taak uit te voeren. Een ander werkt juist prettiger als er wat beweging en achtergrondgeluid is. En die behoefte kan per dag of zelfs per taak veranderen.
Frans onderzoek brengt geluidshinder op het werk ook in verband met vermoeidheid, prikkelbaarheid, stress en concentratieproblemen. Tegelijkertijd laat onderzoek onder werkende vrouwen met ADHD zien dat zowel te veel als te weinig zintuiglijke prikkels een uitdaging kunnen vormen.
Person-Environment Fit: de juiste plek voor de juiste persoon én activiteit
Workplace-onderzoeker Jan Gerard Hoendervanger beschrijft dit vanuit de theorie van Person-Environment Fit. Hoe beter de omgeving aansluit bij de activiteit en persoonlijke behoeften van een medewerker, hoe beter de ervaren fit. Privacy speelt daarbij bijvoorbeeld een rol. Bij complexe taken in een open kantoor kan sneller een mismatch ontstaan voor mensen die veel behoefte hebben aan privacy. Dezelfde plek kan daardoor voor de ene medewerker prima werken en voor de andere niet.
de oplossing zit vooral in keuze
Een medewerker kan 's ochtends stilte zoeken voor een analyse en 's middags juist willen samenwerken. Ook binnen groepen medewerkers die op papier vergelijkbare behoeften lijken te hebben, kunnen de verschillen groot zijn. Ontwerp dus niet voor een denkbeeldige gemiddelde medewerker, maar geef mensen controle over waar ze hun werk doen
Wat kun je doen?
- Bied keuzemogelijkheden, geen standaardoplossing
- Maak wisselen tussen zones makkelijk
- Vraag hoe collega’s de omgeving ervaren
- Denk in Rust, Ruis en Reuring
- Maak aanpassingen mogelijk
Meer weten?
tot slot
keuzevrijheid klinkt altijd goed
Een goed kantoor hoeft dus niet overal stil te zijn. De uitdaging is om rust, achtergrondgeluid en levendigheid zo over de werkomgeving te verdelen dat medewerkers een plek kunnen kiezen die past bij hun werk en hun persoonlijke voorkeuren. Goede akoestiek gaat daarmee vooral over het juiste geluid op de juiste plek.
je hoeft niet meteen te verbouwen
De indeling en aankleding van een ruimte kunnen al verschil maken. Denk aan akoestische schermen, pods, planten, gordijnen en kasten. Met flexibel meubilair kun je vervolgens testen wat werkt en de inrichting aanpassen wanneer werk, technologie of behoeften veranderen. De werkomgeving is tenslotte nooit af. Net als het werk zelf blijft die veranderen. De kunst is om te blijven kijken, luisteren en aanpassen.
Met huurmeubilair van Alvero pas je de werkomgeving aan wanneer het werk of het team daarom vraagt. Zo vaak als het nodig is. Zo blijft je kantoor meebewegen.
Benieuwd naar alle inzichten en praktische tips achter dit verhaal?
