Een Meubel Management Systeem met RFID; de oplossing voor een overzichtelijk meubelbeheer.

Voorraadbeheer van meubilair en inventaris is een hele klus, waarbij het lastig is om het overzicht te bewaren of terug te krijgen. Meubels worden in verschillende periodes aangekocht bij verschillende leveranciers. Wanneer ze dan ook nog verspreid staan over meerdere locaties wordt het haast onmogelijk om bij te houden hoe het zit met de voorraad, afschrijvingen, toekomstige investeringen, onderhoudskosten en ga zo maar door. 

 

Een oplossing die voorraadbeheer van meubilair en inventaris een stuk gemakkelijker kan maken is de RFID-technologie. Dit is een technologie die al veel gebruikt wordt in het bedrijfsleven. Bijvoorbeeld in toegangspasjes, tijdregistratie, diefstalpreventie of afvalverwerking.

 

Dankzij minuscule chips die een elektronische productcode bevatten, is deze technologie ook erg geschikt voor voorraadbeheer. Ook kunnen de chips op reeds bestaande producten geplakt worden. Alvero heeft een meubel managementsysteem bedacht wat gebruikt maakt van deze RFID-chips.

 

Door de onafhankelijkheid van Alvero op het gebied van meubelmerken bieden we transparantie en het beste inzicht. Het systeem kan eenvoudig gebruikt worden in combinatie met bestaand meubilair.

Hoe werkt het?

Een Meubel Management Systeem (MMS) met RFID-chip werkt als volgt; Alvero voorziet elk meubelstuk, op alle locaties en in alle landen van een uniek genummerde RFID-chip. Deze chip wordt uit het zicht geplaatst zodat de meubels er strak uit blijven zien. 

De RFID-chip wordt gekoppeld aan het MMS en indien gewenst kan de chip ook gekoppeld worden aan het eigen FMIS (Facility Management Informatie Systeem).

In het systeem wordt alle relevante informatie geregistreerd. Deze informatie is 24/7 actueel en voor de gebruikers inzichtelijk. Zo kan er per locatie, verdieping en ruimte ingezien worden hoeveel meubels er aanwezig zijn. Maar ook wat voor type meubels het zijn en kan er productspecifieke informatie opgevraagd worden, zoals:

  • Type en merk van het product.
  • De productiedatum.
  • Functionele beschrijving.
  • Staat van het meubelstuk (eventueel met foto).
  • Onderhoudshistorie per individueel item.
  • Afschrijvings- en restwaarde van het product.
  • Verwachte onderhoudskosten.
  • Samenstellingsverklaring of grondstoffenpaspoort.
  • Circulaire waarde.
     

Zijn er specifieke wensen die je graag terug wilt zien in het systeem? Wij regelen het voor je!

 

Het MMS (Meubel Management Systeem) is speciaal voor Alvero ontworpen, waardoor ook nieuwe specifieke klantwensen ingebouwd kunnen worden.

 

De voordelen van een Meubel Management Systeem met RFID. 

Creëer het ultieme overzicht.
Ben je het overzicht kwijt omtrent kantoormeubilair? Heb je geen idee wat op welke verdieping of locatie staat of gaat er binnenkort een projectgroep beginnen die gefaciliteerd moeten worden met meubilair? Met het MMS-systeem van Alvero heb je direct inzicht in de locatie en de staat van het meubilair, omdat alle meubels voorzien zijn van RFID-chips. Deze chips zorgen ervoor dat in iedere ruimte de inboedel gescand kan worden. Het programma geeft vervolgens een overzicht van alle meubels die binnen staan. Zo krijg je in één handomdraai het overzicht, weet je wat waar staat, wat de status is en kan je meubels ook gemakkelijk herinzetten na initiële gebruiksprocedures. Maar ook wanneer je een presentatie hebt gehad met veel stoelen of wanneer een projectgroep klaar is en een nieuwe projectgroep de meubels weer kan gebruiken. Wist je dat de RFID-chips ook op planten, vitrage, elektrificatie of bijvoorbeeld computersteunen geplaatst kunnen worden? Zo kan echt alles wat in de ruimte staat in kaart gebracht worden.
Meubels terugvinden en verhuizingen registreren.
De dag begint, je collega’s nemen plaats en op mysterieuze wijze merken ze altijd meteen dat dit niet hun eigen persoonlijke stoel is waar ze op zitten. Vervolgens staan ze aan jouw bureau, omdat ze graag hun eigen stoel terugkrijgen. Hoe ga je dit oplossen? Heel eenvoudig dankzij het MMS in combinatie met de RFID-chip. Met de scanner scan je in een handomdraai alle meubelen die zich in de ruimte bevinden en ontdek je zo waar de stoel zich bevindt. Dit is natuurlijk ook een ideale manier om verhuisbewegingen te registreren en de locaties van het meubilair in kaart te brengen. Een ideale oplossing om te voorkomen dat meubelstukken verloren raken.
Inzicht in toekomstige kosten en duurzaam ondernemen.
Je wilt een prognose maken voor de afschrijvingen, investeringen en onderhoudskosten op het gebied van inventaris. Daarnaast verwacht de directie dat je zo duurzaam mogelijk onderneemt en vind je het belangrijk dat meubels die hun beste tijd gehad hebben gerecycled worden. Het tot je beschikking hebben van de juiste informatie is hierin geen overbodige luxe en kan veel tijd besparen. Stel je voor dat je met één druk op de knop weet waar welke meubels staan, wat de onderhoudshistorie is en welke kosten eraan zitten te komen. Het MMS van Alvero speelt in op dit probleem en biedt een compleet overzicht met uitgebreide productinformatie over specifieke onderwerpen, zoals de afschrijvings- en restwaarde, verwachte onderhoudskosten, de staat van het meubelstuk en nog veel meer. Ook de circulaire waarde en het grondstoffenpaspoort worden weergegeven zodat je weet waar het meubelstuk gerecycled kan worden wanneer het is afgeschreven.
Eenvoudig beheer van onderhouds- en reinigingsverzoeken.
Blijven er maar interne service-aanvragen binnenkomen per mail en telefoon en gaat er veel te veel tijd zitten in het verwerken van deze aanvragen? Dan is het wellicht interessant om deze aanvragen te automatiseren. Met het MMS-systeem kunnen verzoeken voor reiniging en onderhoud eenvoudig gedaan worden via de website, zelfs met een mobiele telefoon. Dit kan door de code in te voeren op de website of met een mobiele telefoon de QR-code op de RFID-chip te scannen. Zo komt alles binnen op één platform. Daarnaast beschikt het MMS-systeem over een proactieve onderhoudsplanner. Hoe handig is het als je voortaan gewoon een seintje krijgt van het systeem wanneer meubels aan onderhoud of reiniging toe zijn? Zo hoef je zelf niet meer op ontdekking uit te gaan om te achterhalen wat de status van het meubilair is.

Alvero spreekt en handelt uit ervaring...

Als ervaren verhuurder van kantoormeubilair weet Alvero als geen ander hoe belangrijk het is om totaal in- en overzicht te hebben in de meubelvloot. Hoeveel meubels zijn er op voorraad, wat zijn het voor meubels, wat is de staat, bij welke klant staan ze, wat is de waarde van deze meubels en moeten ze binnenkort vervangen worden?

Informatie die voor bedrijven van belang is, maar ook voor Alvero zelf, met ruim 1 miljoen meubels bij verschillende klanten binnen Europa. Daarom werkt Alvero al sinds 2017 met hun eigen Meubel Management Systeem (MMS), dat gebruik maakt van de RFID-technologie.

Dit systeem heeft de bedrijfsvoering en het voorraadbeheer voor Alvero een stuk gemakkelijker, betrouwbaarder en overzichtelijker gemaakt. En dat gemak willen we graag met jou delen, zodat ook andere bedrijven het beheer van hun eigen meubilair over verschillende vestigingen kunnen optimaliseren.

Ben je benieuwd hoe het Meubel Management Systeem met de RFID-technologie jouw organisatie kan verrijken? Neem dan contact met ons op!

Neem direct contact op met onze experts!

Krijg volledig inzicht met Alvero!
 

Al bijna 35  jaar is ALVERO Kantoormeubelverhuur dé specialist in het faciliteren van tijdelijke kantoorinrichtingen en oplossingen. Deze ervaring zetten we in om jouw organisatie te helpen bij het inzichtelijk maken van de complete meubelvloot. Hierbij zijn de uitgangspunten van onze dienstverlening flexibiliteit, betrouwbaarheid en duurzaamheid. 

Heb je nog vragen?
 

Heb je nog vragen of heb je misschien hulp nodig bij het samenstellen van jouw wensen? Wij helpen je graag. Je kunt ons bereiken via telefoon, email of onze chat rechtsonderin. 

Bekijk ons assortiment