Anderhalve-meter-kantoren in de praktijk. Hoe werkt dat?

Het is nog niet zover maar waarschijnlijk keren we binnenkort gedeeltelijk terug naar onze kantoren. In eerste instantie kunnen we niet op de oude manier beginnen, dus er zal een flink aantal maatregelen getroffen moeten worden. Alle ruimtes in de kantoorgebouwen moeten veilig toegankelijk zijn en gebruikt kunnen worden. Maar hoe werkt dit in de praktijk?

Alvero Kantoormeubelverhuur helpt u graag bij het antwoord op deze vraag en de voorbereidingen op de terugkeer. Wij adviseren hoe uw kantoorgebouw optimaal aangepast kan worden zonder dat de sfeer en gebruiksvriendelijkheid te veel worden aangetast. Er is jarenlang geïnvesteerd in kantoren om de werkomgeving prettig te maken en te verduurzamen. Ons uitgangspunt is dan ook, om de huidige indelingen zoveel mogelijk te behouden, maar veranderingen zijn onvermijdelijk. 


Waar moet ik beginnen?

Belangrijkste vraag bij dit alles is hoe de veiligheid en gezondheid van alle werknemers en bezoekers van een gebouw gewaarborgd kunnen worden. Het is voor iedereen een vraag die we nooit eerder hebben hoeven te beantwoorden. Maar door veel samen te werken en open met elkaar te communiceren over de mogelijkheden komen we daar uit. Het zal een proces van ‘learning by doing’ worden, waarin we ons steeds zullen moeten aanpassen aan nieuwe voortschrijdende inzichten. Wij denken graag met u mee bij het optimaliseren en aanpassen van de inrichting aan de nieuwe omstandigheden. Dat doen we op verschillende manieren.

Protocol

We denken samen na over een juist protocol en maken samen een plan voor de nieuwe manier van samenwerken in een gebouw in de anderhalve-meter-economie. De eerste stap is berekenen hoeveel personen er in het gebouw aanwezig mogen zijn. Daarnaast is het maken van looproutes voor de kantoortuin, maar ook de wandelgangen en trappenhuis een eenvoudige oplossing. Dit schept veel duidelijkheid voor de aanwezigen. 

Aanpassen inrichting

Voor veel gebruikers gaat er veel veranderen in hun traditionele werkomgeving. Flexwerken en gebruik maken van elke beschikbare werkplek, zal niet altijd meer kunnen. Met gezond verstand kan het aantal werkplekken bepaald worden dat veilig en verantwoord gebruikt kan worden. 

Verantwoord gebruik

Om te zorgen dat het een prettige werkomgeving blijft, leveren wij meubilair dat bijdraagt aan een veilig, duurzaam en gezond gebruik van het gebouw. Hierin spelen naast functionaliteit, ook de optische kenmerken van producten een rol. Denk aan transparante designschermen, maar ook het strategisch plaatsen van plantenbakken is een optie. Andere voorbeelden zijn desinfectiezuilen, afzetpalen en 180-graden spiegels.

Bekijk ons totale Keep-Your-Distance-pakket!

 

Veiligheid voor alle betrokkenen

Het gebouw wordt gebruikt door alle medewerkers van de organisatie, maar ook door bezoekers, zoals klanten en leveranciers. Iedereen zal geïnformeerd moeten worden over de manier waarop men zich in het gebouw ten opzichte van elkaar moet gedragen. Hierin schuilt een belangrijke verantwoordelijkheid voor de werkgever, die een helder en duidelijk plan moet communiceren naar alle betrokkenen. En vanzelfsprekend is die verantwoordelijkheid er ook voor alle bezoekers van het gebouw. De kern is respect voor elkaars gezondheid.

 

"Ons uitgangspunt is dat kantoren, ondanks alle noodzakelijke aanpassingen, aangenaam blijven in het gebruik en hun eigen sfeer behouden. Kantoren zijn doorgaans fraai ingericht om een prettige werkomgeving te creëren waar medewerkers graag naartoe komen. Het heeft veel geld en energie gekost de kantoren op dit (vaak duurzame) niveau te krijgen. Wij zijn van mening dat de eventuele aanpassingen die gedaan moeten worden wat dit betreft geen verslechtering hoeven te zijn. We helpen met verantwoorde aanpassingen op basis van een goed en doordacht plan."

~ Huub Verheijen - Alvero Kantoormeubelverhuur ~

 

Kleine greep uit onze Social Distancing-oplossingen!

Ons assortiment

 

De meest efficiënte en effectieve manier van werken

Om te zorgen dat uw kantoor geschikt is voor de komende periode is meer nodig dan de ‘bureaus iets verder uit elkaar schuiven’. Om de anderhalve-meter-maatregelen op de juiste manier door te voeren, zal er een gedegen plan moeten komen. Zo moet nagedacht worden over de manier van lunchen of hoe er vergaderingen gehouden gaan worden. Hoeveel personen mogen tegelijk in deze ruimtes aanwezig zijn en zijn er looproutes nodig? Dit vergoot de veiligheid en zorgt er tevens voor dat er op de meest efficiënte en effectieve manier gewerkt kan worden. Ook dit laatste is hard nodig, omdat veel bedrijven de afgelopen periode (gedeeltelijk) stil hebben gelegen

Tips en tricks

Iedere situatie is anders, dus er moet per gebouw en per organisatie gekeken worden welke maatregelen er getroffen moeten worden. Om u op weg te helpen, geven we enkele handige tips en tricks waarmee snel en gemakkelijk resultaat te behalen is. Druk op de tekst om ze uit te klappen! 

Maak een duidelijk protocol
Maak een duidelijk protocol van het hoe en wat in het gebouw en deel dit met alle medewerkers. Vergeet hierbij niet de eventuele leveranciers, schoonmakers et cetera die min of meer dezelfde toegangsmogelijkheden en -rechten tot het gebouw hebben als de eigen medewerkers.
Gebruik uw gezonde verstand
Denk logisch na en zorg ervoor dat altijd de anderhalve-meter-regels in acht genomen worden. Met gezond verstand komen we een heel eind.
Bepaal het maximaal aantal personen
Bereken samen het maximale aantal mensen dat zich veilig door het gebouw en het bedrijfsterrein kan bewegen, met respect voor de anderhalve-meter-regels.
Communiceer de geldende richtlijnen
Zorg ervoor dat alle bezoekers van het gebouw kunnen zien wat er van hen verwacht wordt. Gebruik daarvoor de digitale informatiemogelijkheden (schermen, zuilen) die eventueel al aanwezig zijn. Vul deze daar waar nodig aan met informatiezuilen, informatieborden en/of bestickering op vloeren, ramen en wanden. Gebruik deze ook voor waarschuwingen en aanbevelingen op het gebied van hygiëne.
Houd deuren zoveel mogelijk open
Houd deuren zoveel mogelijk open, ook automatische deuren. Dit kan eenvoudig door deurstoppers te gebruiken of eventueel de deurdrangers los te koppelen. Op deze manier wordt voorkomen dat deurklinken en handgrepen gebruikt moeten worden.
Voldoende desinfecteermogelijkheden
Zorg voor voldoende desinfecteermogelijkheden in het gebouw en op het bedrijfsterrein. Niet alleen bij de in- en uitgang, maar denk ook aan de werkplekken, kantine, vergaderkamers en de expeditie.
Goede klimaatbeheersing
Hoe gezonder het binnenklimaat in uw gebouw, hoe beter dit is voor de aanwezige personen. Geef aandacht aan de aanwezige klimaatbeheersing en stem dit af met uw leverancier.
Gebruik eigen apparatuur tijdens het flexwerken
Zorg ervoor dat u eigen apparatuur (toetsenbord, muis, telefoon en/of headset) kunt gebruiken en mee naar huis kunt nemen. Ook is het aan te raden om bepaalde voorwerpen te vervangen door wegwerp-varianten. Denk hierbij aan bekertjes, placemats en andere gebruiksvoorwerpen. Op deze manier voorkomt u eventuele besmetting via soortgelijke producten en voorwerpen.
Regelmatig schoonmaken
Goede schoonmaak is altijd essentieel, maar nu extra belangrijk. Maak hierover nieuwe afspraken als dat nodig is.
Hang 90 of 180 gradenspiegels op
Voorkom dat mensen onvoorzien in elkaars anderhalve-meter-zone komen als ze een (blinde) hoek omgaan of door een deur stappen. Plaats hiervoor bijvoorbeeld 90 of 180 gradenspiegels aan plafond of wand.
Gebruik vloermarkering
Geef, waar nodig, duidelijke looplijnen aan door middel van vloerstickers (ook voor tapijt). Maak gebruik van afzetpalen met uittrekbaar lint en zelfs tijdelijk te plaatsen (systeem)wanden kunnen in dit verband nuttig zijn. Soms kan het zelfs verstandig zijn om een gedeelte van het pand éénrichtingsverkeer te maken, zodat je elkaar niet tegemoet loopt.
Geef aandacht aan uw automatisering
Het is nu een goed moment uw automatisering alle aandacht te geven zodat bijvoorbeeld thuiswerken en videocalls optimaal gedaan kunnen worden. Denk ook na over een werk- en vergaderplek reserveringssysteem.
Flexibiliseren van het kantoor
De veranderde en lagere bezetting zal leiden tot een herinrichting van kantoorruimtes in kleinere ruimtes. Dit kan middels flexibele wandsystemen en box-in-box systemen, maar ook met zogenaamde telefooncellen of tijdelijke scheidingswanden.
Aangepaste werktijden
Om te voorkomen dat alle medewerkers tegelijk binnen het bedrijf rondlopen, is het hanteren van aangepaste werktijden een optie. Bijvoorbeeld de helft van de werknemers 2 uur eerder laten beginnen en de andere helft 2 uur later. Zo is er een kortere piek in aantal van aanwezige personen. Als er personen zijn die parttime werken, kunnen deze ook afwisselen met elkaar.
Faciliteer thuiswerken
Zorg ervoor dat voor alle werknemers die thuiswerken, een passende en ergonomische werkplek (bureautafel en bureaustoel) hebben.
Plexiglas
Iedereen maakt zich klaar voor de 1,5 meter afstand economie en doen er alles aan om verdere besmetting van het Coronavirus te voorkomen. Plexiglas komt vaak als eerste naar voren als optie om in te zetten op de werkvloer. Beschermend, makkelijk en snel schoon te maken, doorzichtig en vaak snel leverbaar. Dit is een eenvoudige oplossing om fysieke afstand te creëren en besmetting te voorkomen. Maar van een werkvloer vol met plexiglas wordt eigenlijk niemand vrolijk. Als tijdelijke oplossing zien veel mensen dit als een optie, maar om een jaar in een omgeving te werken voorzien van plexiglas schermen is niet bevorderlijk voor de sfeer en uitstraling van een ruimte. Overleg daarom goed met alle betrokkenen die hiermee te maken gaan krijgen. Vaak is een gestoffeerde wand, plantenbak of andere oplossing op de lange termijn een optie welke minder negatieve impact heeft op de inrichting.

Bestel deze handige stickers snel en eenvoudig! Direct leverbaar!

Prijs per stuk: € 3,-
"Houd afstand aub!" sticker
Prijs per set (2 pijlen): € 2,40
Bewegwijzering sticker
Prijs per stuk: € 2,40
"1,5 meter"-sticker
Prijs per set (15 stickers): € 22,50
Werkplekcirkel
Prijs per stuk: € 3,-
"Max 1 persoon tegelijk"-sticker

 

Huren zorgt voor snelheid en flexibiliteit

Alvero Kantoormeubelverhuur biedt meubels aan om te huren, met uitzondering van stickers en andere verbruiksartikelen. Het grote voordeel van huren is, dat u uw inrichting snel kunt aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen, richtlijnen en andere inzichten, zonder dat u een grote investering hoeft te doen. U huurt de producten voor een bepaalde tijd en u kunt deze periode eenvoudig verlengen als we ons langer aan de coronaregels moeten houden. En als u het gehuurde meubilair wilt behouden, kunt u dit op elk gewenst moment overnemen zodat u nooit teveel betaalt. We weten tenslotte niet hoelang de anderhalve-meter-economie gaat duren en of dit inderdaad "het nieuwe normaal" wordt. 

Daarnaast is huren een erg duurzame oplossing; als de anderhalve-meter-regels weer worden opgeheven, blijft u niet met de producten zitten. Wij zetten de producten opnieuw of op een andere manier in en geven deze producten een tweede leven. 

Met zoveel vragen en onzekerheid, eerst proberen? Klinkt logisch toch? Zo kunt u eerst de nieuwe inrichting ervaren om uiteindelijk tot een gebruiksvriendelijke, veilige en fijne werkomgeving te komen!

Bel direct met onze verhuurexperts!

Maatregelen voor de verschillende ruimtes 

Hoewel de meeste medewerkers zich het nieuwe protocol snel eigen zullen maken, moet per ruimte duidelijk gecommuniceerd worden wat de regels zijn. Dit om te voorkomen dat mensen snel en makkelijk in oude patronen terugvallen. Houd bij de tijdelijke herinrichting van een aantal gemeenschappelijke ruimtes vooral ook rekening met bezoekers. Zorg ervoor dat ook voor hen duidelijk is wat de regels zijn.

Om een duidelijk overzicht te geven van wat er voor de verschillende gemeenschappelijke ruimtes gebruikt kan worden, bieden we per ruimte een video met alle mogelijke aan- en toepassingen. Uiteraard moet in eerste instantie de vraag gesteld worden of een ruimte überhaupt in gebruik kan worden genomen en, zo ja, hoeveel personen er tegelijk in de ruimte mogen zijn.

 

Entree en receptie

Zorg ervoor dat het ook voor bezoekers direct duidelijk is wat de regels zijn door middel van een informatiezuil (analoog of digitaal). Creëer duidelijke wandelroutes en voorzie de receptie van een desinfectiezuil. Om de receptiemedewerker te beschermen kunnen er transparante opzetschermen met doorgeefluik worden geplaatst. 

Werkplekken

Bepaal het maximaal aantal personen dat veilig in de kantoren aanwezig kan zijn. Haal overbodig meubilair weg of maak een nieuwe indeling. Denk aan het plaatsen van hygiëneschermen op of tussen de werklekken en zorg dat het duidelijk is wat de 1,5 meter omtrek is van de zitplaats. Als er veel flex werkplekken zijn, dan is het aan te raden om te zorgen dat medewerkers hun eigen toetstenbord en muis bij zich hebben.

Duo werkplekken

Ook voor duo werkplekken zijn eenvoudige aanpassingen te doen om veiligheid en te verbeteren. De gebruikelijke gestoffeerde tussenwand kan eenvoudig voorzien worden van een kunststof overzetwand met transparant hygiënescherm. Ook het gebruik van vloermarkering en afzetpalen kan in een aantal gevallen helpen. 

Kleinere kantoorruimtes

In veel kantoorgebouwen zijn de verschillende verdiepingen ingericht in kleinere ruimtes, waar je met 2 of 4 personen werkt. Hier is het belangrijk om te bepalen hoeveel personen maximaal gebruik mogen maken van deze ruimte. Denk hierbij aan een herindeling en het plaatsen van schermen. Laat de deuren het liefst zoveel mogelijk open. 

Flexwerkplekken

Probeer zo min mogelijk flexibele werkplekken te behouden. Wijs zoveel mogelijk vaste werkplekken toe aan de medewerkers, zodat er zo min mogelijk verschillende personen aan een bureautafel zitten. Als dit niet kan, zorg dan voor duidelijk vloermarkering en plaats een hygiënescherm tussen de werkplekken. Ook is het verstandig om gebruik te maken van (informatieve) wegwerpplacemats. 

Aanlandplekken

Mochten er toch nog aanland- of flexwerkplekken zijn, dan is het belangrijk dat het voor iedereen direct duidelijk is wat de bedoeling is. Dit kunt u bereiken door het plaatsen van vloermarkeringen, het aantal zitplaatsen aan te passen en door multifunctionele separatieschermen te gebruiken. 

Vergaderruimtes 

Houd deuren van vergaderruimtes zoveel mogelijk open en neem maatregelen om te zorgen dat mensen op veilige afstand van elkaar zitten; verwijder indien nodig tafels en/of stoelen. Plaats andere meubels waarbij de minimale afstand geborgd wordt. Transparante schermen kunnen in sommige gevallen ook helpen, maar deze brengen ook nadelen met zich mee (reiniging, beschadiging etc).

Liften 

Het gebruik van liften is essentieel in een kantoorgebouw. Bepaal hoe de liften gebruikt moeten gaan worden en bepaal het maximaal aantal mensen in de lift. Breng dit in overeenstemming met de looplijnen in het gebouw en betrek hierbij ook de trappen daar waar dit mogelijk is. Plaats bij de liften duidelijke informatie over het hoe en wat van het gebruik van de liften een separatiescherm. 

Wandelgangen 

Voor de gangen is het erg effectief om op de vloer duidelijke markering te gebruiken. Een alternatief is het plaatsen van wanden. Ook het gebruik van 180 gradenspiegels is aan te raden, want hiermee wordt voorkomen dat mensen onvoorzien in elkaars anderhalvemeterzone komen als ze een blinde hoek omgaan. Het is verstandig om bij deuren die niet open kunnen blijven en die handmatig geopend moeten worden, desinfectiezuilen te plaatsen.

Toiletten

De toiletgroep, hoe groot ook, kan in de eerste periode uitsluitend door één persoon tegelijk gebruikt worden. Het meest voor de hand liggend is om de centrale deur van de toiletgroep open te laten als er niemand in de toiletgroep aanwezig is. Is de deur gesloten worden, dan is er iemand binnen. Dit protocol kan vermeld worden op een deursticker. 

Bedrijfsrestaurant

In eerste instantie moet de vraag gesteld worden of het verantwoord en nodig is om het bedrijfsrestaurant te openen. Zo ja, dan kunt u tafels gaan verplaatsen om zo tot voldoende afstand te komen. Bepaal het maximaal aantal mensen dat het restaurant in mag en maak gebruik een reserveringssysteem. Creëer looproutes en denk aan transparante schermen bij het uitgiftebuffet en de kassa, maar ook tussen zitplaatsen bieden deze extra bescherming. 

Bekijk hier de complete videoplaylist met onze Social Distancing oplossingen!

Voordelen huren bij Alvero tijdens deze COVID-19-situatie;
 

  • Financiële flexibiliteit: Geen grote investeringen in kantooraanpassingen, welke over een tijdje waarschijnlijk weer overbodig zijn.
  • Operationele flexibiliteit: Wanneer komen de "thuiswerkers" weer terug? 
  • Duurzaam: Alvero haalt de meubels na de looptijd weer op en geeft deze een volgend leven.
  • Direct leverbaar: Veel producten zijn op voorraad.

Neem direct contact met ons op
 

Wilt u na het (gedeeltelijk) opheffen van de lockdown direct op een veilige manier aan de slag? Maar met name zorgen dat uw werknemers met vertrouwen het werk weer oppakken? Wij helpen graag met deze ambitie om uw kantoor nog veiliger en gezonder te maken! Hierbij houden we rekening met de ruimte, maar ook met de bedrijfscultuur en uw wensen. Neem contact met ons op via [email protected], onze chat rechtsonderin of bel direct naar 0162-447 337