Hoe vergaderen we veilig in deze coronatijd?

Veel aanpassingen om aan de anderhalvemetermaatregelen te voldoen zijn gericht op kantoortuinen en werkplekken. Maar hoe zit het met de verschillende vergaderruimtes? Gaan we straks vooral overleggen via Teams of Zoom en verdwijnt daarmee de traditionele vergaderruimte? Of gaan we de vergaderkamers aanpassen, zodat we op een veilige manier face to face (F2F) kunnen blijven vergaderen? 

Een F2F-vergadering heeft een andere beleving dan een digitale vergadering

Op bovenstaande vragen weet nog niemand het antwoord, maar één ding is zeker: een F2F-vergadering heeft een andere beleving dan een digitale vergadering. Met name bij grotere groepen (denk aan groepen van meer dan zes personen) kan de online vergadering al snel chaotisch en onoverzichtelijk worden. Sommige collega’s laten bij zulke vergaderingen zelfs hun mening achterwege.

Ook al heeft de conference-call-software een enorme vlucht genomen de laatste tijd, conference calls zullen een F2F-vergadering niet gaan vervangen. Daarom blijft de belangrijke vraag: hoe kunnen we de huidige vergaderruimtes zo inrichten dat we zonder te veel moeite op veilige afstand van elkaar kunnen blijven vergaderen? 

Wij denken graag met u mee over de aanpassingen van uw vergaderruimtes zodat belangrijke vergaderingen, zelfs in grote groepen, gewoon face to face kunnen blijven plaatsvinden.

Hieronder vindt u mooie voorbeelden van onze oplossingen in de praktijk.

Hieronder een mooi voorbeeld van onze oplossingen in de praktijk.

Vergaderopstelling 24 personen, inachtneming RIVM richtlijnen.


Vergaderen met 24 personen
 

Om te zorgen dat de anderhalvemetermaatregel ook bij vergaderingen met grote groepen gehanteerd kan worden, hebben we hier de beschikbare ruimte optimaal benut om op een verantwoorde manier toch te kunnen vergaderen. Wilt u een andere oplossing voor vergaderingen met een grotere groep mensen? Wij denken graag met u mee! 

 

Atypische bladvormen
 

Door gebruik te maken van atypische bladvormen komen we bij deze opstelling tot een mooi geheel, waaraan prettig en veilig vergaderd kan worden. Een vergaderruimte moet niet alleen functioneel zijn, maar ook een fijne, inspirerende en gebruiksvriendelijke uitstraling hebben. 

Bekijk hier deze vergadertafel in actie tijdens het programma Nieuwsuur (vanaf minuut 29:40)

Ook kunt u uw bestaande vergaderopstelling aanpassen. Denk hierbij aan het weghalen van tafels en stoelen om het aantal zitplaatsen te beperken. Hierbij kunt u tevens gebruikmaken van schermen van plexiglas, zodat oogcontact behouden blijft, maar de veilige afstand gewaarborgd is. 

Bekijk hieronder onze korte video met oplossingen voor een vergaderruimte! 

Soms zijn wanden dé oplossing voor vergaderruimtes!

Vergaderopstelling met organische vormen

Organische bladvormen

Een andere mogelijkheid is het toepassen van organische bladvormen. Op deze manier behoudt of krijgt de vergaderzaal een vriendelijke uitstraling en is het direct duidelijk voor de gebruikers waar de zitplaatsen zijn. Daarnaast kunt u plexiglasschermen plaatsen en duidelijke looproutes in de betreffende vergaderkamer aanbrengen. Houd er rekening mee dat ook de personen die niet aan tafel zitten anderhalve meter afstand moeten kunnen bewaren. 

Minder zitplaatsen

Combineer de organische bladvormen met het aanpassen van het aantal zitplaatsen. Op deze manier blijft de uitstraling bewaard en is er ook geen onduidelijkheid over de onderlinge afstand. 

Bel met onze verhuurexperts voor een advies op maat!

Voordelen huren bij Alvero tijdens deze COVID-19-situatie;
 

  • Financiële flexibiliteit: Geen grote investeringen in kantooraanpassingen die over een tijdje waarschijnlijk weer overbodig zijn.
  • Operationele flexibiliteit: Wanneer komen de "thuiswerkers" weer terug? 
  • Duurzaam: Alvero haalt de meubels na de looptijd weer op en geeft deze een volgend leven.
  • Direct leverbaar: Veel producten zijn op voorraad.

Neem direct contact met ons op
 

Wilt u na het (gedeeltelijk) opheffen van de lockdown direct op een veilige manier aan de slag? Maar met name zorgen dat uw werknemers met vertrouwen het werk weer oppakken? Wij helpen graag met deze ambitie om uw kantoor nog veiliger en gezonder te maken! Hierbij houden we rekening met de ruimte, maar ook met de bedrijfscultuur en uw wensen. Neem contact met ons op via [email protected], onze chat rechtsonderin of bel direct naar 0162-447 337